Η PepsiCo-ΗΒΗ εκσυγχρονίζει το τμήμα πωλήσεών της και αντικαθιστά την υπάρχουσα εφαρμογή φορητής παραγγελιοληψίας και παρακολούθησης παγίων με το PocketBiz Sales της SiEBEN, που βασίζεται στον Microsoft SQL Server 2005 και λειτουργεί σε PDAs, laptops και tablet PCs.

Η PepsiCo είναι μία από τις πιο επιτυχημένες εταιρείες καταναλωτικών προϊόντων στον κόσμο, με περισσότερους από 157.000 υπαλλήλους και έσοδα που ξεπερνούν τα 32 δισ. δολάρια. Η PepsiCo-HBH ανήκει στην Pepsi Bottling Group από το 1999. Στην Ελλάδα, ο κύκλος εργασιών της εταιρείας ανέρχεται στα 104 εκατ. ευρώ, ενώ απασχολεί 670 εργαζόμενους. Οι επενδύσεις της σε πάγια στην Ελλάδα ανέρχονται στα 28 εκατ. ευρώ την τελευταία πενταετία. Επενδύοντας σταθερά τόσο σε ανθρώπινο δυναμικό, όσο και σε εξοπλισμό για τη βελτίωση της παραγωγικής διαδικασίας και της διανομής, η PepsiCo-ΗΒΗ προσφέρει στους Έλληνες καταναλωτές τα κορυφαία ελληνικά αλλά και δημοφιλή σε ολόκληρο τον κόσμο προϊόντα της.

Η εταιρεία επιλέγοντας την έκδοση 3.6 του PocketBiz Sales έχει τη δυνατότητα να βελτιώσει σημαντικά τις διαδικασίες παραγγελιοληψίας και παρακολούθησης παγίων, να μειώσει το λειτουργικό κόστος του τμήματος πωλήσεων και να διαχειριστεί αποτελεσματικότερα τις νέες παραγγελίες πελατών. Ταυτόχρονα η εφαρμογή επιτρέπει στην εταιρεία να αναβαθμίσει τις παρεχόμενες υπηρεσίες προς τους πελάτες και φυσικά να συμβάλει στην αύξηση του βαθμού ικανοποίησης τους.

Η επιχειρηματική ανάγκη

Η εταιρεία διέθετε ένα σύστημα παραγγελιοληψίας, το οποίο εξυπηρετούσε επίσης και την διαδικασία καταγραφής των παγίων. Ωστόσο, επιθυμούσε να αντικαταστήσει την υπάρχουσα εφαρμογή με κάποια πιο σύγχρονη, πιο ευέλικτη και με περισσότερα λειτουργικά χαρακτηριστικά, καθώς επίσης να βελτιστοποιήσει και να αυτοματοποιήσει τις εσωτερικές διαδικασίες του τμήματος πωλήσεων με στόχο την αύξηση των παραγγελιών και την καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών της.

Στόχος της εταιρείας ήταν να παρέχει στους πωλητές της ένα χρήσιμο εργαλείο που θα τους επιτρέπει να διαπραγματεύονται αποτελεσματικά τις πωλήσεις τους, να ενημερώνονται άμεσα για τις αλλαγές, που έχουν πραγματοποιηθεί στα κεντρικά της εταιρείας, αλλά και να αποστέλλουν τις νέες παραγγελίες ανά πάσα στιγμή. Παράλληλα, η εταιρεία επιθυμούσε επίσης να περιορίσει τα λειτουργικά έξοδα των πωλητών της, να περιορίσει τις άσκοπες μετακινήσεις και να εξαλείψει τα λάθη κατά την καταχώρηση των παραγγελιών στο κεντρικό σύστημα της εταιρείας. Βασικό κριτήριο επίσης για την επιλογή της κατάλληλης εφαρμογής ήταν η δυνατότητα δημιουργίας αναφορών πωλήσεων για τη διοίκηση, καθώς επίσης και η δυνατότητα διασύνδεσης της εφαρμογής με το ERP που χρησιμοποιεί η εταιρεία (Compak400).

Η επιλεγείσα λύση

Η Pepsico-ΗΒΗ έχοντας ενημερωθεί πλήρως για τις λύσεις SFA (sales force automation) που είναι διαθέσιμες στην ελληνική αγορά κατέληξε στη SiEBEN και στο PocketBiz Sales 3.6. Το PocketBiz Sales είναι ό,τι πιο σύγχρονο στις mobile εφαρμογές και η μόνη ελληνική εφαρμογή πιστοποιημένη από την Microsoft που φέρει το λογότυπο “Designed for Windows Mobile”. Επιπλέον η Pepsico-ΗΒΗ έκρινε ότι ήταν η μόνη εφαρμογή που θα μπορούσε να λύσει αποτελεσματικά τα προβλήματα που αντιμετώπιζε με τον καλύτερο συντελεστή κόστους/απόδοσης.

Η εταιρεία, προκειμένου να καλύψει τις ανάγκες της αποφάσισε να χρησιμοποιήσει 190 άδειες χρήσης του νέου module του PocketBiz Sales Client Full Pack, που περιλαμβάνει όλα τα modules του PocketBiz Sales ver3.6, καθώς επίσης και το νέο module παγίων. Επιπλέον ζητήθηκε από τη SiEBEN να πραγματοποιηθεί διασύνδεση της εφαρμογής με το ERP (Compak400) που χρησιμοποιεί η εταιρεία. Ειδικά για την Pepsico-ΗΒΗ η εφαρμογή έχει παραμετροποιηθεί με τέτοιο τρόπο, ώστε να καταγράφεται ο χρόνος αναμονής του κάθε πωλητή στον πελάτη. Αξίζει να σημειωθεί ότι τα φορητά τερματικά που χρησιμοποιούν οι 165 πωλητές (direct και indirect sales) είναι ruggedized PDAs, ενώ επιπλέον γίνεται χρήση του συστήματος από 25 επιθεωρητές πωλήσεων (TDMs), οι οποίοι χρησιμοποιούν laptops, ώστε να μπορούν να έχουν ανά πάσα στιγμή off-line reporting.

Πιο συγκεκριμένα, οι λειτουργίες που πραγματοποιούνται μέσω του συστήματος είναι παραγγελιοληψία, merchandising και παρακολούθηση παγίων, ενώ παράλληλα οι πωλητές έχουν τη δυνατότητα να έχουν στα PDAs τους πλήρη στατιστικά στοιχεία (ιστορικό πωλήσεων, παρακολούθηση στοχοποίησης κλπ). Η δυνατότητα συγχρονισμού δεδομένων, που παρέχει η εφαρμογή, επιτρέπει στους πωλητές να ανταλλάσσουν άμεσα και αμφίδρομα πληροφορίες με το κεντρικό πληροφοριακό σύστημα της εταιρείας. Με τον τρόπο αυτό οι πωλητές είναι πάντα ενήμεροι για το διαθέσιμο stock των προϊόντων, τα καινούργια είδη ή τις καινούργιες προωθητικές ενέργειες. Επιπλέον είναι πάντα ενήμεροι για τα υπόλοιπα των πελατών και τις εκκρεμότητες των παραγγελιών τους. Ειδικά για τους 25 επιθεωρητές πωλήσεων που χρησιμοποιούν laptops ο συγχρονισμός γίνεται μέσω SSL και Web Synchronization του SQL Server 2005.

Με το νέο module των παγίων οι πωλητές μπορούν μέσω barcode scanner να καταγράφουν όλα τα πάγια της εταιρείας που βρίσκονται στους πελάτες και να ελέγχουν τα συμβόλαια τους. Επιπλέον παρέχεται η δυνατότητα καταγραφής των προϊόντων του ανταγωνισμού, που υπάρχουν στα πάγια της Pepsico-ΗΒΗ. Χρησιμοποιώντας τα exception reports η εφαρμογή ενημερώνει την κεντρική διοίκηση για τα πάγια που έχουν μεταφερθεί από πελάτη σε πελάτη καθώς και για τα πάγια που έχουν χαθεί. Τέλος, η διοίκηση της εταιρείας έχει στη διάθεσή της το πολυπόθητο real time reporting, που της επιτρέπει να ελέγχει αποτελεσματικότερα το τμήμα πωλήσεων και να λαμβάνει άμεσα σωστότερες αποφάσεις.

Απολογισμός ωφελειών

Η Pepsico-ΗΒΗ επέλεξε μια SFA εφαρμογή που αναμένεται να συμβάλει σημαντικά στην αύξηση της παραγωγικότητας των πωλητών και στον αποτελεσματικότερο έλεγχο του τμήματος. Συγκεκριμένα με το PocketBiz Sales οι πωλητές της εταιρείας έχουν πάντα στη διάθεσή τους όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για τα προϊόντα, τις προωθητικές ενέργειες και το διαθέσιμο stock και μπορούν να πραγματοποιήσουν τις καθημερινές τους εργασίες γρήγορα, εύκολα και χωρίς λάθη.

Παράλληλα, οι επιθεωρητές πωλήσεων μπορούν ανά πάσα στιγμή να αντλούν όλα τα απαραίτητα στατιστικά στοιχεία, που αφορούν στους πωλητές της ομάδας τους και τους πελάτες που τους έχουν ανατεθεί, ανεξάρτητα με το αν βρίσκονται online ή offline. Επιπλέον, η διοίκηση της εταιρείας, έχοντας στη διάθεσή της χρήσιμα reports πωλήσεων, μπορεί γρήγορα και αποτελεσματικά να κάνει όλες τις απαραίτητες διορθωτικές κινήσεις, προκειμένου να αυξηθεί η παραγωγικότητα του τμήματος.

Σημαντικό πλεονέκτημα της εφαρμογής είναι επίσης το γεγονός ότι ο χρόνος παράδοσης των παραγγελιών μειώνεται σημαντικά, αφού η καταχώριση κάθε παραγγελίας στο κεντρικό πληροφοριακό σύστημα της εταιρείας γίνεται άμεσα και χωρίς λάθη. Επιπρόσθετα, τα τηλεπικοινωνιακά έξοδα του τμήματος μειώνονται σημαντικά, αφού η τηλεφωνική επικοινωνία των πωλητών με τα κεντρικά της εταιρείας είναι περιττή. Τέλος, περιορίζονται σημαντικά οι περιττές μετακινήσεις των πωλητών και, κατά συνέπεια, τα συνολικά λειτουργικά έξοδα του τμήματος.

Όλα τα παραπάνω συμβάλλουν στην βελτιστοποίηση των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους πελάτες και σαφώς στην καλύτερη εξυπηρέτηση τους, που είναι και βασικός στόχος της εταιρείας.