Η βέλτιστη δυνατή διαχείριση των αποθεμάτων είναι μια από τις σημαντικότερες προκλήσεις που καλείται να αντιμετωπίσει κάθε σύγχρονη εφοδιαστική αλυσίδα. Τα υψηλά αποθέματα δημιουργούν σημαντικά προβλήματα, όπως μείωση των περιθωρίων κέρδους, απαξίωση των προϊόντων, αύξηση του κόστους διατήρησης αποθέματος, κά. Το ELTRUN σε συνεργασία με το ECR Hellas, υλοποίησε και αξιολόγησε πιλοτικές συνεργατικές πρακτικές, που αντιμετωπίζουν τις αιτίες της υψηλής αποθεματοποίησης..

Σύμφωνα με την έρευνα του Efficient Consumer Response (ECR) Europe σε 16 επιχειρήσεις του ευρύτερου λιανεμπορικού κλάδου, η άστοχη πρόβλεψη ζήτησης, η ελλιπής ροή πληροφορίας και το μειωμένο επίπεδο συνεργασίας μεταξύ των εταίρων της εφοδιαστικής αλυσίδας, καθώς και οι προβληματικές συνθήκες μέσα στα καταστήματα και στη διανομή των προϊόντων είναι μεταξύ των βασικών αιτιών της αποθεματικής ανισορροπίας στην εφοδιαστική αλυσίδα. Το ερευνητικό εργαστήριο Ηλεκτρονικού Επιχειρείν ELTRUN του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών, σε συνεργασία με το ECR Hellas, σχεδίασαν και υλοποίησαν 5 συνεργατικές πρακτικές βελτιστοποίησης αποθεμάτων, που αντιμετωπίζουν τις παραπάνω αιτίες υψηλής αποθεματοποίησης.

Οι πρακτικές αξιολογήθηκαν μετά από πιλοτική εφαρμογή τους για αντιπροσωπευτικές κατηγορίες προϊόντων, σε επιλεγμένα καταστήματα στην Αττική και την ελληνική περιφέρεια. Η ποσοτική αξιολόγησή τους έγινε με κριτήριο τη μέση ποσοστιαία μεταβολή των ημερών αποθέματος ανά κωδικό προϊόντος. Επίσης, πραγματοποιήθηκε ποιοτική αξιολόγηση με ερωτηματολόγια προς τα στελέχη των επιχειρήσεων και το προσωπικό των καταστημάτων. Η υλοποίηση των πιλοτικών εφαρμογών μπορεί να διαχωριστεί στα εξής βήματα, που πραγματοποιούνται σε συνεργασία λιανεμπόρων και προμηθευτών:

Συνεργατικές Πρακτικές Βελτιστοποίησης Αποθεμάτων

  • Συνεργατική Παραγγελιοδοσία Καταστήματος
    Οι προμηθευτές συμβάλλουν στη διαμόρφωση της παραγγελίας των καταστημάτων, αφού τους δίνονται δεδομένα αποθεμάτων και πωλήσεων σε επίπεδο καταστήματος από τους λιανέμπορους. Έτσι, προχωρούν σε πρόβλεψη της ζήτησης και προτείνουν ποσότητα παραγγελίας σε επίπεδο κωδικού προϊόντος και καταστήματος. Το τελικό ύψος της παραγγελίας οριστικοποιείται σε συνεργασία με τον λιανέμπορο, κατόπιν σύγκρισης της πρότασης παραγγελίας του καταστήματος με αυτή του πωλητή του προμηθευτή.
  • Αναδιάταξη Ραφιού
    Οι λιανέμποροι και οι προμηθευτές συνεργάζονται με στόχο να καθορίσουν το βέλτιστο μείγμα προϊόντων ανά κατάστημα και το χώρο που καταλαμβάνει κάθε προϊόν στο ράφι. Τα προϊόντα χωρίζονται σε βραδυκίνητα και ταχυκίνητα βάσει του ιστορικού των πωλήσεων τους και, συνακόλουθα, οι προσόψεις στο ράφι για τα βραδυκίνητα προϊόντα μειώνονται προς όφελος των ταχυκίνητων.
  • Διαχείριση Προωθητικών Ενεργειών
    Οι προμηθευτές συνεργάζονται με τους λιανέμπορους στην πρόβλεψη της ζήτησης των προωθητικών ενεργειών και, τελικά, συναποφασίζουν το ύψος της παραγγελίας ανά προωθητικό κατάστημα.
  • Αλλαγή Συνθηκών Διανομής – Αλλαγή Μεγέθους Κιβωτίου
    Το μέγεθος του κιβωτίου των προϊόντων του προμηθευτή μειώνεται. Αυτή η πρακτική ερευνήθηκε, γιατί είχαμε την τύχη η διοίκηση του προμηθευτή να αποφασίσει αλλαγές στο πλήθος των τεμαχίων ανά κιβώτιο για τα επιλεγμένα προϊόντα του έργου.
  • Αλλαγή Συνθηκών Διανομής – Αλλαγή Συχνότητας Παραγγελίας
    Η συχνότητα παραγγελίας της κεντρικής αποθήκης και των λιανικών καταστημάτων αλλάζει, με φυσικό επακόλουθο την αλλαγή της συχνότητας αποστολής και του μεγέθους των παραγγελιών. Συγκεκριμένα, τα καταστήματα τοποθετούσαν παραγγελίες για τα επιλεγμένα προϊόντα της μελέτης 5 ημέρες την εβδομάδα.

Πιλοτική εφαρμογή
Οι πέντε συνεργατικές πρακτικές, που είχαν στόχο τη βελτιστοποίηση των αποθεμάτων, εφαρμόστηκαν πιλοτικά σε αντιπροσωπευτικά μεγάλα, μικρά και μεσαία σούπερ μάρκετ στην Αττική και την ελληνική περιφέρεια. Αντίστοιχα, το δείγμα των προϊόντων περιελάμβανε ταχυκίνητες και βραδυκίνητες κατηγορίες προϊόντων, τόσο από φαγώσιμα, όσο και μη φαγώσιμα προϊόντα. Παράλληλα, επιλέχθηκαν κατηγορίες προϊόντων με κεντρικοποιημένη παραλαβή από την αποθήκη του λιανέμπορου ή απευθείας παραλαβή στο κατάστημα. Ο πίνακας 1 συνοψίζει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για κάθε πιλοτική εφαρμογή.

Η αξιολόγηση των πρακτικών διαχείρισης αποθεμάτων πραγματοποιήθηκε με σύγκριση των ημερών αποθέματος (τεμάχια αποθέματος διά πωλήσεις τεμαχίων στο τέλος της εβδομάδας) ανά κωδικό προϊόντος στη χρονική διάρκεια της πιλοτικής λειτουργίας με τις ημέρες αποθέματος κατά την ισχύουσα κατάσταση. Δηλαδή, το κριτήριο επιτυχίας ήταν η ποσοστιαία μεταβολή των ημερών αποθέματος ανά κωδικό προϊόντος μετά την πρακτική διαχείρισης αποθεμάτων. Σημειώνεται πως, όπως συνηθίζουν και οι εμπλεκόμενες επιχειρήσεις, η διαχείριση προωθητικών ενεργειών αξιολογήθηκε ως προς την ποσοστιαία μεταβολή του αποθέματος ανά κωδικό προϊόντος ανάμεσα στην παλιά προωθητική ενέργεια και στη νέα με την εφαρμογή της νέας πρακτικής. Τελικά, για όλες τις πρακτικές, υπολογίστηκε η μέση ποσοστιαία μεταβολή των ημερών αποθέματος: συνολικά σε όλα τα προϊόντα και όλα τα καταστήματα, στα ταχυκίνητα και βραδυκίνητα προϊόντα, στα μεγάλα, μεσαία και μικρά καταστήματα και σε όλα τα καταστήματα της Αττικής και της ελληνικής περιφέρειας.

Σύγκριση Συνεργατικών Πρακτικών Βελτιστοποίησης Αποθεμάτων
Το διάγραμμα 1 απεικονίζει τη συνολική μέση ποσοστιαία μεταβολή ημερών αποθέματος για όλα τα καταστήματα και όλους τους κωδικούς προϊόντων, μετά την πιλοτική εφαρμογή κάθε πρακτικής αποθεματοποίησης. Οι νέες πρακτικές επέφεραν μείωση των ημερών αποθέματος, εκτός από την «αναδιάταξη ραφιού (προϊόντα: καλλυντικά)» και την «αλλαγή συνθηκών διανομής (αύξηση συχνότητας παραγγελίας)». Στην περίπτωση των καλλυντικών η αύξηση αποδίδεται τόσο σε πτώση των πωλήσεων λόγω εισαγωγής νέων αντίστοιχων προϊόντων, όσο και σε προωθητική ενέργεια ανταγωνιστικού προϊόντος τη χρονική περίοδο του πιλοτικού. Αντίστοιχα, στην «αύξηση συχνότητας παραγγελίας», ο λιανέμπορος και ο προμηθευτής συμφώνησαν πως η αύξηση ημερών αποθέματος ήταν αναμενόμενη, γιατί υπάρχει πτώση των πωλήσεων αυτής της κατηγορίας προϊόντων λόγω της εγχώριας δυσμενούς οικονομικής κατάστασης. Ωστόσο, και οι δύο ισχυρίστηκαν πως η αύξηση θα ήταν μεγαλύτερη χωρίς τη νέα πρακτική.

Σύμφωνα με το διάγραμμα 2, τα μικρά και μεσαία καταστήματα εμφάνισαν μείωση των ημερών αποθεμάτων σε όλες τις πρακτικές, εκτός από αυτή της αλλαγής συχνότητας παραγγελίας. Συνολικά, τα μεγάλα καταστήματα φαίνεται να χρειάζονται μεγαλύτερο χρόνο για να πετύχουν ομαλοποίηση των αποθεμάτων τους μετά την εφαρμογή νέων πρακτικών, ενδεχομένως, επειδή χειρίζονται σαφώς μεγαλύτερη γκάμα και αποθέματα προϊόντων, γεγονός που, δυσκολεύει τον έλεγχο των αποθεμάτων. Επιπλέον, τα βραδυκίνητα προϊόντα παρουσίασαν μεγαλύτερη ποσοστιαία μείωση των ημερών αποθέματος. Είναι σαφώς δυσκολότερο να ελεγχθεί το απόθεμα των ταχυκίνητων κωδικών προϊόντων και, λογικά, απαιτείται μεγαλύτερο διάστημα εφαρμογής νέων πρακτικών για να υπάρχουν θετικά αποτελέσματα. Τέλος, οι προτεινόμενες πρακτικές αποθεμάτων απέδωσαν καλύτερα στα καταστήματα της Ελληνικής περιφέρειας.

Όσον αφορά στη διαχείριση προωθητικών ενεργειών, η μέση ποσοστιαία μεταβολή αποθέματος στη νέα προωθητική ενέργεια ήταν αντίστοιχη με την παρελθοντική (νέα: -79%, παρελθοντική: -80%). Σημειώνεται πως η νέα προωθητική ενέργεια είχε 5% λιγότερες πωλήσεις και η γενική αίσθηση του λιανέμπορου και προμηθευτή είναι πως τα αποθέματα θα ήταν πολύ υψηλότερα αν δεν είχε προηγηθεί η συνεργατική πρόβλεψη ζήτησης. Επιπρόσθετα, τα μεγάλα καταστήματα είχαν αρκετά μεγαλύτερη μείωση στα αποθέματα τους σε σχέση με τα μεσαία και μικρά (μεγάλα καταστήματα: νέα -79%, παρελθοντική -62%, μεσαία: νέα -92%, παρελθοντική -91%, μικρά: νέα -73%, παρελθοντική -69%). Ολοκληρώνοντας, τα καταστήματα στην Αττική είχαν πολύ μεγαλύτερη μείωση στα αποθέματα τους σε σχέση την ελληνική περιφέρεια.

Ποιοτική Αξιολόγηση Συνεργατικών Πρακτικών Βελτιστοποίησης Αποθεμάτων
Για μια σφαιρικότερη αξιολόγηση των πρακτικών, καθώς και για τη διάγνωση πιθανών εμποδίων προς μια ευρύτερη υιοθέτησή τους (roll-out), κατεγράφησαν οι απόψεις των συμμετεχόντων λιανέμπορων και προμηθευτών, μέσω τριών (3) ερωτηματολογίων. Το 1ο ερωτηματολόγιο απευθύνθηκε στα στελέχη των συμμετεχουσών επιχειρήσεων και αφορούσε σε γενικά χαρακτηριστικά στρατηγικής και προσανατολισμού της επιχείρησης που επηρεάζουν την υιοθέτηση τέτοιων πρακτικών. Για παράδειγμα, η προθυμία διαμοιρασμού πληροφορίας με τους εταίρους της εφοδιαστικής αλυσίδας και η υφιστάμενη κουλτούρα συνεργασίας. Το 2ο ερωτηματολόγιο για τα στελέχη επικεντρώθηκε στις πιλοτικές εφαρμογές, πχ. κόστος, απαιτούμενος χρόνος, εμπλοκή προσωπικού κά. Τέλος, το 3ο ερωτηματολόγιο σχεδιάστηκε για τους διευθυντές των σούπερ μάρκετ και το προσωπικό που ασχολείται με τον ανεφοδιασμό τους, ώστε να κριθεί από πρώτο χέρι η διεξαγωγή των πρακτικών αποθεματοποίησης σε επίπεδο χρόνου, αποτελεσματικότητας, κά.

Συνοψίζοντας τα βασικά ευρήματα, διαπιστώθηκε σχετικά υψηλό επίπεδο εμπιστοσύνης για διαμοιρασμό δεδομένων μεταξύ των εταίρων της εφοδιαστικής αλυσίδας. Επίσης, η νέα πρακτική διαχείρισης αποθεμάτων κρίθηκε, σε όλες τις περιπτώσεις, πιο χρονοβόρα από την υπάρχουσα. Όσον αφορά στο κόστος ευρείας εφαρμογής της πρακτικής αποθεμάτων, η πλειοψηφία των επιχειρήσεων το βρήκε χαμηλό έως μέτριο. Συνεχίζοντας, οι προμηθευτές εμφανίζονται σχεδόν απόλυτα πρόθυμοι να συνεργαστούν με τους εταίρους τους στην εφοδιαστική αλυσίδα για την εφαρμογή των πρακτικών σε ευρεία κλίμακα, ενώ οι λιανέμποροι σε ικανοποιητικό βαθμό. Σχεδόν όλες οι επιχειρήσεις παρατήρησαν πως η μεγαλύτερης διάρκειας πιλοτική εφαρμογή θα οδηγούσε σε πιο αντιπροσωπευτικά αποτελέσματα. Τέλος, οι διευθυντές και το προσωπικό των σούπερ μάρκετ συμφωνούν πως η νέα διαδικασία αποθεμάτων είναι πιο χρονοβόρα από την υπάρχουσα.

Συμπεράσματα
Οι πέντε συνεργατικές πρακτικές βελτιστοποίησης αποθεμάτων σχεδιάστηκαν και μελετήθηκαν με στόχο τη βελτίωση του ύψους των αποθεμάτων στον χώρο του λιανεμπορίου. Εφαρμόσθηκαν πιλοτικά για αντιπροσωπευτικές κατηγορίες προϊόντων, σε καταστήματα μεγάλα, μεσαία και μικρά της Αττικής και της περιφέρειας. Η αξιολόγηση τους έγινε με κριτήριο την ποσοστιαία μεταβολή των ημερών αποθέματος μετά τη νέα πρακτική, σε σχέση με την ισχύουσα. Η αξιολόγηση ολοκληρώθηκε με τις κρίσεις των συμμετεχόντων στελεχών των επιχειρήσεων, καθώς και του προσωπικού των πιλοτικών καταστημάτων. Τα αποτελέσματα έδειξαν πως ωφελήθηκαν περισσότερο τα βραδυκίνητα προϊόντα, τα μικρά και μεσαίου μεγέθους καταστήματα και, τέλος, τα καταστήματα της περιφέρειας.

Είναι ελπιδοφόρο πως αναδείχθηκε το σχετικά υψηλό επίπεδο εμπιστοσύνης για το διαμοιρασμό ευαίσθητων δεδομένων μεταξύ των εταίρων της εφοδιαστικής αλυσίδας. Επομένως, η απαραίτητη συνεργασία για να προχωρήσουν και να εφαρμοστούν ευρύτερα οι πρακτικές μπορεί να επιτευχθεί, αρκεί να υπάρχει όραμα και πίστη των επιχειρήσεων. Φυσικά, ένα μεγαλύτερο χρονικό διάστημα πιλοτικής εφαρμογής θα οδηγούσε σε πιο χρήσιμα και αντιπροσωπευτικά αποτελέσματα. Ωστόσο, η μελέτη μπορεί να λειτουργήσει σαν οδηγός για μελλοντική ευρεία εφαρμογή των νέων πρακτικών βελτιστοποίησης αποθεμάτων. Η προτεινόμενη μεθοδολογία εργασίας μπορεί να αποτελέσει έμπνευση για νέες, πιο ενδελεχείς και εκτενείς εφαρμογές των ίδιων ή άλλων πρακτικών διαχείρισης αποθεμάτων.

Ευχαριστίες
Ευχαριστούμε όλα τα μέλη της ομάδας εργασίας του ECR Hellas και τα μέλη του Ερευνητικού Εργαστηρίου Ηλεκτρονικού Επιχειρείν ELTRUN του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών για τη συμμετοχή τους στη συγκεκριμένη μελέτη.