Το ECR Hellas ήταν από τους φορείς που αναγνώρισε πολύ νωρίς τη σημαντικότητα της διαδικασίας της ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων (EDI) και στάθηκε αρωγός στον σχεδιασμό των πρώτων βημάτων που έπρεπε να κάνουν οι επιχειρήσεις, μέσω της οργάνωσης σχετικών ομάδων εργασίας. Έκτοτε, η εξέλιξη στον τομέα αυτό είναι μεγάλη. Ο Σύνδεσμος, ανταποκρινόμενος στην ανάγκη της αγοράς για βελτιστοποίηση των διαδικασιών EDI, προχώρησε στη σύσταση ομάδας εργασίας, η οποία ολοκλήρωσε την αποστολή της εκδίδοντας ένα εύχρηστο εγχειρίδιο.

Σήμερα, περίπου το 70%-80% της αγοράς του λιανεμπορίου συνδέεται με υπηρεσίες ηλεκτρονικής ανταλλαγής παραστατικών, ανταλλάσσοντας περίπου 800.000 παραστατικά EDI μηνιαίως, αναγνωρίζοντας σημαντικά οφέλη από τη διαδικασία, όπως η ασφαλής καταχώριση των στοιχείων των παραστατικών στα μηχανογραφικά συστήματα των επιχειρήσεων, η μείωση του χρόνου παράδοσης και επεξεργασίας, καθώς και η μείωση των δαπανών έκδοσης και φύλαξης των παραστατικών. Κι ενώ πλέον η αυτόματη καταχώριση των λογιστικών παραστατικών αποτελεί μία διαδικασία ενταγμένη στην επιχειρηματική καθημερινότητα, οι εταιρείες εντοπίζουν σημεία που χρειάζονται επανασχεδιασμό, ώστε να ελαχιστοποιηθούν τα σφάλματα και να μην προστίθενται στη διαδικασία επιπλέον χρόνος και κόστος.

Αποβλέποντας στην περαιτέρω βελτιστοποίηση μίας διαδικασίας που μόνο οφέλη μπορεί να επιφέρει στις επιχειρήσεις, το ECR Hellas οργάνωσε μία ομάδα μελέτης με στόχο την αξιολόγηση της υπάρχουσας κατάστασης και τον επανασχεδιασμό των αρχείων (τη γραμμογράφηση) της ηλεκτρονικής ανταλλαγής παραστατικών. Στην ομάδα συμμετείχαν οι εταιρείες: Coca Cola 3E, Impact AE, Metro ΑΕΒΕ, Νestlé Ηellas AE, Retail@Link, AB Βασιλόπουλος AE, Γρ. Σαράντης ΑΒΕΕ, Δέλτα ΑΕ, Διαμαντής Μασούτης ΑΕ, Μαρινόπουλος ΑΕ. Το αποτέλεσμα ήταν η ανάπτυξη ενός εύχρηστου εγχειριδίου προδιαγραφών για την ομαλή διαδικασία ηλεκτρονικής ανταλλαγής παραστατικών, που έχει ήδη προταθεί στις εταιρείες μέλη του Συνδέσμου.

Συνοπτικά, σε επίπεδο δεδομένων η ομάδα προτείνει:

1. Χρήση από την πλευρά των προμηθευτών κωδικών GLN (Global Location Number). Βασική παραδοχή, να είναι άμεσα ενημερωμένο το σύστημα των προμηθευτών. Οι κωδικοί θα πρέπει να είναι ορθά συμπληρωμένοι σε απόλυτη αντιστοιχία με τις διευθύνσεις των καταστημάτων. Οι αλυσίδες από τη μεριά τους θα πρέπει να ενημερώνουν έγκαιρα και πριν το άνοιγμα των καταστημάτων για τους νέους κωδικούς GLN (προτείνεται κατά GS1 Association Greece).

2. Μέγιστη δυνατή αυτοματοποίηση στο «data entry» από την πλευρά του προμηθευτή. Κάποιες προτεινόμενες ενέργειες, ανάλογα με τη δυνατότητα της κάθε εταιρείας, μετασχηματισμός παραστατικού από την αντίστοιχη παραγγελία ή σχετικό παραστατικό, άμεση και έγκυρη ενημέρωση για τις πωλήσεις των αντιπροσώπων.

3. Όλα τα προϊόντα να είναι αντιστοιχισμένα με barcodes, στο σύστημα των προμηθευτών, έγκαιρα γνωστοποιημένα από τον προμηθευτή και καταχωρημένα στο ERP σύστημα της αλυσίδας.

4. Τα σχετικά παραστατικά (Δελτία Αποστολής/Δελτία Επιστροφής) θα πρέπει να αναφέρονται όπως και στα αντίστοιχα φυσικά παραστατικά και να αποτυπώνονται στα ηλεκτρονικά αρχεία με την εκάστοτε δομημένη και συμφωνημένη μορφή. Κρίνεται απαραίτητο να περιλαμβάνονται η ημερομηνία, η σειρά και ο αριθμός, από τα οποία εξασφαλίζεται η μοναδικότητα κάθε παραστατικού.

Αντίστοιχα, σε επίπεδο διαδικασίας προτείνεται:

1. Αυτοματοποίηση της διαδικασίας σχηματισμού, εξαγωγής και αποστολής αρχείων, όπου είναι εφικτό.

2. Καθημερινή αποστολή αρχείων, ώστε να αποφεύγεται η καθυστερημένη λήψη τους από τον παραλήπτη.

3. Τα αρχεία που σχηματίζονται να τηρούν τις προδιαγραφές και σε περίπτωση αλλαγών στα πεδία των αρχείων να ενημερώνονται άμεσα και έγκαιρα οι πάροχοι, ώστε να προβούν στις ανάλογες ενέργειες.

4. Το ηλεκτρονικό δομημένο αρχείο EDI θα πρέπει να έχει την ίδια ακριβή πληροφορία με το αντίστοιχο φορολογικό στοιχείο, είτε αυτό είναι σε έντυπη μορφή είτε σε PDF, και το οποίο καθίσταται μοναδικό βάσει των Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων.

5. Κατά τον σχηματισμό των αρχείων να εφαρμόζονται έλεγχοι πληρότητάς τους, κυρίως βάσει των υποχρεωτικών πεδίων, ώστε η διόρθωση να είναι άμεση από τον προμηθευτή. Αντίστοιχα ο λιανέμπορος να επικοινωνεί άμεσα με τον προμηθευτή ή/και τον πάροχο σε περιπτώσεις προβλημάτων ή καθυστερήσεων λήψης. Δηλαδή, η επικοινωνία και η συνεννόηση μεταξύ των τριών μερών (προμηθευτής – πάροχος – αγοραστής) να είναι άμεση.

Περισσότερες πληροφορίες για το εγχειρίδιο: ECR Hellas, 210 9329648.