Μετά από παράκληση αναγνώστη μας να αναφερθούμε στο θέμα των συνεντεύξεων για την πρόσληψη διοικητικού προσωπικού, δημοσιεύουμε σχετικό απόσπασμα από το βιβλίο του κ. Νίκου Σκουλά "Διαχείριση και ανάπτυξη ανθρωπίνων πόρων".
Ξεκινώντας τη συνέντευξη με έναν υποψήφιο θα ήταν φρόνιμο να αναζητούμε εκείνα τα χαρακτηριστικά που αν δεν τα διαθέτει, θα πρέπει να τον απορρίπτουμε εκ προοιμίου. Για παράδειγμα, η αγωγή και η οξυδέρκεια είναι απαραίτητα στοιχεία, που δεν αποκτούνται όμως μέσα από την επαγγελματική εκπαίδευση. Αυτό ισχύει πολύ περισσότερο στη συμπλήρωση θέσεων στελεχών διοίκησης, όπου είναι απαραίτητο να αναζητούμε χαρακτηριστικά όπως μεγάλες ικανότητες επίλυσης προβλημάτων, υψηλά ποσοστά φυσικής και διανοητικής ενέργειας, περιέργεια, ανθρώπινη ευαισθησία και έμφυτη ανάγκη για επιτεύγματα. Πάνω απ' όλα όμως πρέπει να ψάχνουμε για ανθρώπους με επιτυχημένο παρελθόν.
Ο Feargal Quinn, ένας πολύ επιτυχημένος ιδιοκτήτης αλυσίδας σούπερ μάρκετ στην Ιρλανδία, χρησιμοποιεί ένα εξαιρετικά εύστοχο, κατά την άποψή μας, κριτήριο : Αν ο υποψήφιος δεν χαμογελά κατά την διάρκεια της συνέντευξης, απορρίπτεται αυτομάτως, με το σκεπτικό ότι το χαμόγελο και η συμπεριφορά που αντανακλά έχουν μεγάλη σημασία, ιδιαίτερα σε επιχειρήσεις προσφοράς υπηρεσιών.
Δεν χρειάζεται βέβαια εδώ να αναφέρουμε πως ένα άλλο στοιχείο που οδηγεί στην αυτόματη απόρριψη ακόμα και του πιο προικισμένου υποψήφιου είναι η οποιασδήποτε μορφής αναλήθεια ή ανακρίβεια που θα διαπιστωθεί κατά την εξέταση του βιογραφικού του σημειώματος ή κατά τον έλεγχο των προσωπικών του συστάσεων.
Προσόντα του στελέχους που διευθύνει τη συνέντευξη
Η συζήτηση και η εξέλιξή της εξαρτώνται από αρκετούς παράγοντες που έχουν να κάνουν κυρίως με την ικανότητα και το επίπεδο επικοινωνίας των δύο συνομιλητών. Και επειδή συνηθίζουμε να μιλάμε για κατάλληλους ή λιγότερο κατάλληλους υποψηφίους, εμείς θα ξεκινήσουμε σκιαγραφώντας την εικόνα του ικανού μάνατζερ που είναι σε θέση να διακρίνει και να επιλέξει τον ιδανικό υποψήφιο.
Θεωρούμε περιττό να αναφέρουμε πως όσο επαγγελματικά και να είναι δομημένη μία συνέντευξη, είναι αμφίβολη η επιτυχία της, αν με τον ίδιο επαγγελματικό τρόπο δεν είναι εκπαιδευμένος και προετοιμασμένος ο μάνατζερ που θα τη διευθύνει.
Τα χαρακτηριστικά που πρέπει να διαθέτει το στέλεχος που αναλαμβάνει αυτό το δύσκολο εγχείρημα έχουν να κάνουν με τις επαγγελματικές του δεξιότητες αλλά και με την ποιότητα του χαρακτήρα του:
- Αντικειμενικότητα και αμεροληψία στην εκτίμηση προσώπων και συνθηκών.
- Γόνιμη περιέργεια και ικανότητα διατύπωσης ερωτήσεων που οδηγούν στην απόκτηση πλήρους και σαφούς εικόνας αλλά και πολύτιμων λεπτομερειών.
- Ικανότητα για ακριβή παρατήρηση της ανθρώπινης συμπεριφοράς και επακόλουθη σκιαγράφηση της προσωπικότητας του υποψηφίου μέσα από τα λεγόμενά του. Αυτό προϋποθέτει εμπειρία στο να ακούει κανείς προσεκτικά το συνομιλητή του και να οδηγείται στην εξαγωγή συμπερασμάτων όχι μόνο από το περιεχόμενο των απαντήσεων που λαμβάνει, αλλά και από τον τρόπο που εκφέρονται οι διάφορες προτάσεις, συνοδευόμενες από αντίστοιχες χειρονομίες, εκφράσεις του προσώπου και κινήσεις του σώματος. Αποκρυπτογραφούνται έτσι οι διάφορες στάσεις, νοοτροπίες, πεποιθήσεις και προσανατολισμοί του υποψηφίου.
- Αυτοκυριαρχία και νηφαλιότητα στο βαθμό που να μεταδίδει στον υποψήφιο την έννοια της επαγγελματικής δεοντολογίας, η οποία ορίζει πως ό,τι λέγεται θα παραμείνει αυστηρά εμπιστευτικό.
- Απλότητα και φιλικότητα στο βαθμό που να βοηθούν τον υποψήφιο να χαλαρώσει και να λάβει έτσι μέρος σε μία ελεύθερη και ανοιχτή συζήτηση.
- Απόλυτη γνώση των απαιτήσεων, των υπευθυνοτήτων και των συνθηκών της προσφερόμενης θέσης εργασίας σε μία ελεύθερη και ανοιχτή συζήτηση.
- Απόλυτη γνώση των απαιτήσεων, των υπευθυνοτήτων και των συνθηκών της προσφερόμενης θέσης εργασίας, καθώς και των προσδοκιών της εταιρείας από το νέο υπάλληλο.
Το σημείο που χρήζει μεγάλης προσοχής είναι οι προκαταλήψεις και οι προδιαθέσεις του στελέχους που θα διευθύνει τις συνεντεύξεις και θα κληθεί να δώσει τα σχετικά αποτελέσματα. Ισχυριζόμαστε εδώ πως το σημείο αυτό είναι δύσκολο και ιδιαίτερα ευαίσθητο, επειδή έχει να κάνει με την ίδια τη φύση του ανθρώπου και τον τρόπο λειτουργίας του εγκεφάλου.
Σπεύδουμε βέβαια να πούμε πως όσο μεγαλύτερη είναι η εκπαίδευση και η καλλιέργεια ενός ανθρώπου, τόσο μικρότερη και η πιθανότητα εμφάνισης εκτιμήσεων που τελούν υπό το κράτος της στερεοτυπικής σκέψης ή της συναισθηματικής νοημοσύνης (emotional intelligence).
Παρ' όλα αυτά δεν είναι λίγα τα στελέχη εκείνα που τελικά υποκύπτουν στον πειρασμό της "πρώτης εντύπωσης". Η έρευνα έχει αποδείξει πως η εντύπωση αυτή διαμορφώνεται στα πρώτα δύο έως πέντε λεπτά της συνάντησης και αν κάποιος δεν επιστρατεύσει την απόλυτη λογική και αμεροληψία του, ώστε να μπορεί να κρίνει αντικειμενικά τον υποψήφιο, είναι αυτή που τελικά θα επικρατήσει.
Κάλυψη των συνεντεύξεων από panel στελεχών
Ίσως ο μόνος τρόπος για να αντιμετωπίσουμε ένα τέτοιο πρόβλημα είναι η κάλυψη των συνεντεύξεων από ένα panel στελεχών μας, ενστερνιζόμενοι τη λογική πως "δύο ή τρία κεφάλια μαζί λειτουργούν καλύτερα από ένα".
Βέβαια έτσι η διαδικασία γίνεται πιο χρονοβόρα, εφόσον απασχολούνται δύο ή τρία στελέχη αντί του ενός και προφανώς και πιο πιεστική για τον υποψήφιο που έχει πια να "αντιμετωπίσει" μία ομάδα και όχι ένα μεμονωμένο συνομιλητή. Αν όμως κατ' αυτό τον τρόπο μπορούμε να διασφαλίσουμε την αντικειμενικότητα των κρίσεως, τότε αξίζει τον κόπο να συγκροτήσουμε μία ομάδα εκπαιδευμένων στελεχών μας που θα λειτουργήσουν, είτε ως panel, είτε ως μεμονωμένοι συνομιλητές, σε αλλεπάλληλες διαδοχικές συνεντεύξεις με τον ίδιο υποψήφιο, γεγονός που επαναφέρει την πρακτική του "ένας απέναντι ενός".
Για πολλές επιχειρήσεις η διαδικασία του panel θεωρείται απαραίτητη, στο τελευταίο στάδιο της επιλογής πολύ υψηλόβαθμου στελέχους, η θέση του οποίου προϋποθέτει μεγάλη αντοχή σε συνθήκες έντασης (executive stress). Σε πολλές περιπτώσεις μάλιστα, "σκηνοθετείται" το κλίμα έντασης, προκειμένου να "δοκιμαστεί" ο υποψήφιος.
Αποφυγή υποκειμενικής κρίσης
Τέλος υπάρχει ένας ακόμη παράγοντας που πρέπει να αποκλείσουμε από την διαδικασία και είναι αυτός που οδηγεί σε εκτιμήσεις και κρίσεις ανάλογα με το αν η απάντηση που δίνει ο υποψήφιος είναι αυτή που εμείς σκεπτόμαστε ή περιμένουμε να λάβουμε.
Δεν μπορούμε να λειτουργούμε με το σκεπτικό "προσομοιάζει ή συμφωνεί μ' εμένα, άρα είναι καλός". Δεν ελέγχουμε ούτε επιβεβαιώνουμε την εγκυρότητα των δικών μας σκέψεων, αλλά την αποτελεσματικότητα και τη σημασία των απαντήσεων του υποψηφίου. Είναι κρίσιμο να αποφεύγουμε την προβολή του δικού μας υποκειμενισμού.
Επιπλέον πρέπει πάντοτε να έχουμε υπ' όψιν μας ότι συχνά υπάρχουν περισσότερες από μία ορθές απαντήσεις σε κάθε ερώτημα. Εξάλλου αυτό που ενδιαφέρει περισσότερο έναν έμπειρο και ικανό μάνατζερ είναι η τεκμηρίωση, η κρίση και η ικανότητα λήψης αποφάσεων που διακρίνουν τον υποψήφιο.
Το περιβάλλον της συνέντευξης
Ένας άλλος βασικός κανόνας που στοιχειοθετεί την ομαλότητα της διαδικασίας είναι η αποφυγή οποιασδήποτε αδικαιολόγητης καθυστέρησης και συνάντησης.
Η καλύτερη δυνατή αρχή γίνεται όταν πηγαίνουμε οι ίδιοι στο χώρο όπου περιμένει ο υποψήφιος και τον υποδεχόμαστε προσωπικά, απευθύνοντάς του έναν εγκάρδιο χαιρετισμό και τις απαραίτητες συστάσεις γνωριμίας. Το να στείλουμε κάποιον άλλο στη θέση μας, για να τον συνοδεύσει μέχρι το γραφείο όπου θα πραγματοποιηθεί η συνέντευξη, είναι πράξη που συνήθως πτοεί τον υποψήφιο και δημιουργεί αποστάσεις που σε αυτό το στάδιο της διαδικασίας κάθε άλλο παρά διευκολύνουν τις συνθήκες επικοινωνίας.
Η συνάντηση πρέπει να γίνει σε ιδιαίτερο γραφείο ή σε μικρή αίθουσα συσκέψεων, χωρίς την παρεμβολή τηλεφώνων ή άλλων αιτιών διακοπής.
Είναι επίσης σημαντικός ο καλός φωτισμός της αίθουσας, καθώς και άλλα στοιχεία, όπως η καλαισθησία, η καθαριότητα, η τάξη και η άνεση που προσφέρει. Το γραφείο που επιλέγετε θα πρέπει να αντιπροσωπεύει και να αντανακλά την εικόνα που θέλετε να μεταδώσετε στον υποψήφιο για την εταιρεία σας και να παρέχει το χώρο που απαιτείται, ώστε οι σημειώσεις που κρατάτε να μη βρίσκονται υπό το βλέμμα του.
Στην κοινή προσπάθεια που καταβάλλετε εσείς και ο υποψήφιος για την ανάπτυξη μιας ολοκληρωμένης συζήτησης αποφύγετε να τον βάλετε να καθίσει έχοντας μπροστά του τη θέα ενός παραθύρου, που κάλλιστα θα μπορούσε να του αποσπάσει την προσοχή.
Σπεύδουμε εδώ να πούμε πως όλα τα παραπάνω δεν αποτελούν τεχνοκρατικές λεπτομέρειες ή υπερβολές, αλλά προϋποθέσεις διεξαγωγής μίας ομαλής και εποικοδομητικής συζήτησης μεταξύ δύο ανθρώπων που θέλουν να αφοσιωθούν σ' αυτή.
Σεβασμός προς τον υποψήφιο
Μια τέτοια ατμόσφαιρα μπορεί να βελτιωθεί ακόμη περισσότερο, αν συμμεριζόμενοι το άγχος του υποψηφίου δεν ξεκινήσουμε τη συζήτηση άμεσα, με τα επίμαχα ερωτήματα, γεγονός που θα επέτεινε τη φυσιολογική ένταση και ανησυχία του συνομιλητή μας.
Έχουμε όλο το χρόνο μπροστά μας να βοηθήσουμε τον υποψήφιο να χαλαρώσει και στη συνέχεια, εισερχόμενοι στο κύριο μέρος της συνέντευξης, να αποφύγουμε να του θέτουμε "φτωχές" ερωτήσεις, τέτοιες δηλαδή που να μπορούν να απαντηθούν με ένα απλό ναι ή όχι. Για παράδειγμα, στην περίπτωση ενός προϊσταμένου παραγωγής αντί της ερώτησης "εργάζεσθε τώρα ως προϊστάμενος παραγωγής;" θα ήταν ορθότερο να πούμε "πείτε μου λίγα λόγια για τη δουλειά σας ως προϊστάμενος παραγωγής".
Μόνο έτσι η συζήτηση μπορεί να αποκτήσει μία φυσιολογική ροή και εμείς να αποκομίσουμε όσες πληροφορίες χρειαζόμαστε για τη δημιουργία πλήρους και σαφούς εικόνας. Όση ώρα ο συνομιλητής μας απαντά περιγράφοντας ή αναλύοντας τις ικανότητες και την εργασιακή του εμπειρία, οφείλουμε να τον ακούμε προσεκτικά, κάνοντας μόνο ουδέτερα ή συγκαταβατικά σχόλια που τον ενθαρρύνουν να συνεχίσει να μιλά.
Όταν από έναν υποψήφιο απαιτούμε την ευγένεια και την αγωγή ως δεδομένα του χαρακτήρα του, και εμείς με τη σειρά μας θα πρέπει να επιδεικνύουμε την ίδια συμπεριφορά. Βασική αρχή της συνέντευξης είναι να μην κριτικάρουμε και να μην διακόπτουμε ποτέ και για κανένα λόγο το συνομιλητή μας. Οι διακοπές στέλνουν αρνητικά μηνύματα στον υποψήφιο και υπονοούν πως αυτά που λεει δεν είναι και τόσο σημαντικά. Αν στο μεταξύ μας γεννηθεί οποιαδήποτε απορία, είναι καλό να περιμένουμε και να θέσουμε το ερώτημά μας αφού ο υποψήφιος ολοκληρώσει.
Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης, ας μην επιτρέπουμε διακοπές για τηλέφωνο ή παρεμβολές άλλων ατόμων. Αυτό ενέχει τον κίνδυνο να υπονομευθεί η εικόνα που προσπαθούμε να επικοινωνήσουμε στον υποψήφιο, ότι πραγματικά μας ενδιαφέρει. Δείχνοντας πραγματικό ενδιαφέρον και σεβασμό για τον υποψήφιο που έχουμε μπροστά μας, επιβεβαιώνουμε τη σκέψη του ότι οι προθέσεις μας απέναντί του είναι σοβαρές και ανταποκρίνεται και εκείνος αναλόγως. Η τακτική αυτή μας βοηθά να εξασφαλίσουμε ικανά στελέχη και μας προστατεύει από υψηλά ποσοστά κινητικότητας.
Οργάνωση του ερωτηματολογίου
Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης θα πρέπει να έχουμε μπροστά μας την περιγραφή της εργασίας καθώς και ένα γραπτό οδηγό συνεντεύξεων. Η λεπτομερής και σταδιακή περιγραφή του τρόπου με τον οποίο πρέπει να διευθύνουμε μια τέτοια συζήτηση περιέχει όλα τα ερωτήματα που επιβάλλεται να απευθύνουμε στον υποψήφιο, για να αποκομίσουμε πλήρη και αντιπροσωπευτική εικόνα των ικανοτήτων και της εμπειρίας του. Ένας τέτοιος οδηγός μας εξασφαλίζει την ομαλότητα και την ολοκλήρωση μίας συνέντευξης, ώστε να είμαστε σε θέση αργότερα να προβούμε σε έγκυρες και αντικειμενικές συγκρίσεις μεταξύ των διαφόρων υποψηφίων.
Ας μην ξεχνάμε όμως ποτέ ότι μιλάμε για έναν οδηγό που έχει γραφεί για να μας βοηθήσει και όχι για να μας εγκλωβίσει ή να μας περιορίσει. Η αποτελεσματική χρήση του υπονοεί ταυτοχρόνως και τη δυνατότητα παρέκκλισης από αυτόν. Αυτό σημαίνει ότι οι ερωτήσεις που περιέχει μπορούν να τεθούν με διαφορετική σειρά και κάποιες από αυτές ακόμη και να παραλειφθούν.
Η συζήτηση εξάλλου, όσο και αν διεξάγεται μέσα στο εργασιακό ή επιχειρηματικό πλαίσιο και γίνεται με βάση τους αντίστοιχους κανόνες, ωστόσο συντελείται μεταξύ δύο ανθρώπων, αρά έξω και μακριά από κάθε μηχανιστικό πρότυπο.
Επιπλέον κατά τη διάρκεια μίας συνέντευξης, όπως αναφέραμε και πρωτύτερα, μας ενδιαφέρουν έντονα τα στοιχεία της προσωπικότητας του συνομιλητή μας, ανάγκη που επιβάλλει την παρέκβαση.
Αυτές οι σύντομες απομακρύνσεις από το θέμα παρέχουν ένα διπλό όφελος. Από τη μία μεριά, συντελούν στη χαλάρωση της έντασης και στη δημιουργία μας πιο οικείας ατμόσφαιρας, ενώ από την άλλη ο αυθορμητισμός που εκδηλώνεται τις περισσότερες φορές και για έναν εύστοχο παρατηρητή δίνει μεγαλύτερο όγκο πληροφοριών για την ευφυΐα και το χαρακτήρα του υποψηφίου.
Η ανάλυση και η περιγραφή των στοιχείων που αφορούν τον υποψήφιο θα πρέπει να καλύπτει το ευρύτερο φάσμα των γνώσεων, των δεξιοτήτων και των εμπειριών του. Αφού συγκεντρώσουμε τις απαραίτητες πληροφορίες που αφορούν το εκπαιδευτικό επίπεδο, τις σπουδές και τις επιπλέον εξειδικεύσεις ή δεξιότητες που μπορεί ο υποψήφιος να έχει αποκτήσει, στη συνέχεια θα πρέπει να εστιάσουμε στις εμπειρίες και στην προϋπηρεσία του. Εντοπίζοντας τις προηγούμενες εργασίες του και την εμπειρία που έχει αποκτήσει, μπορούμε να κατανοήσουμε κατά πόσο αυτές αντιστοιχούν στις ιδιαιτερότητες και τις ανάγκες της θέσης που θέλουμε να καλύψουμε. Πρόσθετη βοήθεια θα έχουμε αν ζητήσουμε από τον υποψήφιο να μας περιγράψει πως έχει χειριστεί στο παρελθόν καταστάσεις παρόμοιες με αυτές που αναμένεται να αντιμετωπίσει και στη δική μας εταιρεία.
Ζητήστε από τον κάθε υποψήφιο να σας αναφέρει ορισμένες από τις προσωπικές του επιτυχίες. Πίσω από τα λεγόμενα του κάθε ανθρώπου προσπαθήστε να ανακαλύψτε τους ενδεχόμενους υψηλούς στόχους του και αν τους εντοπίσετε να είστε βέβαιοι ότι έχετε απέναντί σας ένα φιλόδοξο και μαχητικό άτομο που θα αγωνιστεί για να τους επιτύχει όσο το δυνατόν γρηγορότερα στη ζωή του. Ίσως αυτή να είναι η καλύτερη μέθοδος για να εξακριβώσετε την ικανότητα του υποψηφίου να προσαρμοστεί στη θέση εργασία αλλά και στο πνεύμα της επιχείρησης σας.
Παροχή πληροφοριών προς τον υποψήφιο
Εφόσον έχει ολοκληρωθεί ο κύκλος των ερωτήσεων που θέλετε να θέσετε στον υποψήφιο, θα πρέπει να ξεκινήσετε το δεύτερο σκέλος της συνέντευξης, που αφορά την παροχή πληροφοριών προς τον υποψήφιο για την εταιρεία και το περιεχόμενο της εργασίας.
Είναι απαραίτητο να εξηγούμε στους υποψήφιους την αποστολή της επιχείρησης, τις αρχές της, τη φιλοσοφία της, τις λειτουργίες της και τα σχέδια της για μελλοντική ανάπτυξη. Ύστερα από αυτό το σύντομο ιστορικό και διαθέτοντας πολύ χρόνο, εξηγούμε το περιεχόμενο της εργασίας και τις υπευθυνότητες που αυτή συνεπάγεται. Παράλληλα, δίνοντας τη δυνατότητα στο υποψήφιο να θέσει τα δικά του ερωτήματα, θα εξαλείψουμε τις πιθανότητες παρεξηγήσεων που συνήθως εμφανίζονται αργότερα.
Δεν πρέπει να ξεχνάμε ούτε στιγμή ότι όταν κάνουμε συνέντευξη στους υποψήφιους για πρόσληψη, με το ίδιο εξεταστικό μάτι κρίνουν κι εκείνοι εμάς. Εάν δεν είμαστε υπερήφανοι για την εταιρεία μας και δεν εκδηλώνουμε τον ενθουσιασμό μας, μάλλον δεν θα εντυπωσιασθούν κι εκείνοι. Θα πρέπει να τους προσφέρουμε βάσιμους λόγους και ισχυρά κίνητρα για να εμπιστευτούν τη ζωή και την καριέρα τους σε μας.
Αν δεν καταφέρουμε να επιτύχουμε το στόχο αυτό, τότε είναι σίγουρο ότι ο υποψήφιος θα αναζητήσει αλλού δουλειά. Έτσι διακινδυνεύουμε να χάσουμε τους καλύτερους για τη θέση και να μείνουμε με τους λιγότερο κατάλληλους, που δεν θα έχουν ούτε σοβαρές αντιρρήσεις αλλά ούτε και υψηλές επιδιώξεις. Όσο κι αν φαίνεται παράξενο, η υποκίνηση των εργαζομένων ξεκινά με την πρόσληψή τους.